O cliente solicitou um Plano de Contingência. E agora?

Dicas para preparar um plano de contingência para a sua empresa

Esta semana cheguei a uma empresa e meu cliente pediu auxílio para preparar um plano de contingência. O interesse no assunto surgiu porque a empresa fornece para uma montadora e, após passar por uma auditoria de processo, recebeu um relatório evidenciando que alguns requisitos ainda não são atendidos, entre eles a necessidade de ter um plano de contingência.

Na verdade, essa é uma questão importante! Afinal, mesmo que você não forneça para uma montadora, uma parada de máquina inesperada pode comprometer os prazos de entrega acordados com os seus clientes, não é mesmo? E em alguns casos, a empresa ainda está sujeita a multas contratuais. Por isso, precisamos ter um plano B, ou seja, uma plano de contingência.

Qual a finalidade do plano de contingência

O objetivo do plano é manter a continuidade do fornecimento em caso de ocorrerem eventos como:

• Falhas em equipamentos-chave;

• Interrupção das utilidades, como água e energia elétrica;

• Rupturas na infraestrutura e;

• Interrupção do fornecimento de produtos, processos e/ou serviços providos externamente.

Em outras palavras, o plano de contingência é uma das formas para se tratar o risco de paradas na produção. Segundo a ISO 31000 "Gestão de Riscos - Diretrizes", quando se fala em tratamento de risco, pode-se adotar uma ou mais das opções a seguir:

• Evitar o risco ao decidir não iniciar ou continuar com a atividade que dá origem ao risco;

• Assumir ou aumentar o risco de maneira a perseguir uma oportunidade

• Remover a fonte de risco;

• Mudar a probabilidade;

• Mudar as consequências;

• Compartilhar o risco;

• Reter o risco por decisão fundamentada.

Ao adotar o plano de contingência, muda-se as consequências, pois estaremos preparados caso o risco venha a se concretizar. Isso quer dizer que, mesmo com a parada de produção, o fornecimento ao cliente terá continuidade.

Outra opção é mudar a probabilidade, implementando um programa de manutenção preventiva para os equipamentos, por exemplo. Nesse caso, a chance de parada diminui.

Adotando as duas opções, o risco será menor ainda.

Quer saber mais sobre riscos? Leia o post ISO 9001 - Avaliação e Tratamento de Riscos e Oportunidades.

Como montar um plano

Para preparar um plano eficaz, é necessário envolver as pessoas que conhecem os processos e equipamentos da empresa. Assim, você conseguirá uma avaliação consistente, as melhores ideias e uma boa adesão ao plano.

1. Identifique os processos, equipamentos e utilidades essenciais para manter as saídas de produção e assegurar o atendimento aos requisitos do cliente. Considere também os produtos, processos e/ou serviços providos externamente.

2. Avalie esses processos, equipamentos, utilidades, produtos e serviços quanto ao risco que oferecem e o seu impacto no cliente.

3. Defina alternativas para o caso haver falhas nos processos e equipamentos da empresa, no abastecimento de utilidades e de produtos, processos e/ou serviços providos externamente.

Entre as alternativas que podem ser adotadas estão a locação de equipamentos, o uso de equipamentos semelhantes, a subcontratação de fornecedores, entre outros.

Informações essenciais do plano

Para cada alternativa, é importante definir no mínimo:

Ação a ser tomada

O que a empresa fará quando ocorrer o evento. Por exemplo, caso a ponte rolante venha a falhar, será locado um guincho para fazer a movimentação de materiais.

Empresa

Nome da empresa que executará a ação de contingência. No caso do exemplo, você vai registrar o nome da empresa onde locará o guincho.

Contato

É o nome do responsável pela execução da ação. Nesse exemplo, é a pessoa com quem você irá falar na empresa de locação do guincho.

Telefone

Registre o número do telefone da pessoa de contato.

Mais algumas Dicas

• Você também pode incluir o tempo até a ação de contingência ser implementada. Por exemplo: Até o guincho chegar na empresa é necessário 1 hora.

• Para reduzir os riscos, busque mais de uma alternativa.

• Se uma das alternativas for a subcontratação de fornecedores, faça um bom desenvolvimento desses fornecedores. É necessário conhecer a capacidade de cada um para não ter imprevistos ao acionar o plano.

• Comunique o plano aos envolvidos e o local onde o mesmo está disponível para consulta.

• Se você quiser preparar um plano mais completo, a IATF 16949:2016 tem requisitos específicos para um plano de contingência.

Depois de definir as alternativas, é recomendável:

• Definir uma sistemática para notificar ao cliente a extensão e a duração da situação que tenha impacto em suas operações.

• Testar a eficácia do plano de contingência, usando simulações, por exemplo.

• Definir se a sistemática para validar o produto precisa ser mais rigorosa enquanto a ação de contingência estiver em vigor.

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