• Sandra Roos Santos

Programa 5S - Novos hábitos, Menos desperdícios, Mais retorno para a sua empresa

Atualizado: 31 de ago. de 2021

Conheça cada senso e saiba como implementá-los em sua empresa.

  • Se a empresa que fornece energia elétrica para a sua casa cobrar uma conta de alguns meses atrás que você tem certeza de que pagou, você saberia onde guardou o comprovante de pagamento?

  • Se você for colocar açúcar no seu cafezinho e encontrar o açucareiro vazio, qual o primeiro pensamento que passa na sua cabeça?

Se não soubermos onde o comprovante está guardado, desperdiçamos tempo procurando. E, na pior das hipóteses, se não encontrarmos, teremos que pagar a conta novamente, e aí o desperdício será de dinheiro também. No caso do açucareiro, até repormos o açúcar pode ser que o café já não esteja tão quente. Além disso, alguns poderiam pensar, porque a última pessoa que usou o açúcar, não encheu novamente?

Assim como na vida pessoal, nas empresas também ocorrem desperdícios. Poderíamos citar vários exemplos: energia elétrica, água, tempo, matéria-prima, ferramentas, copos plásticos, talento, etc.

Hábitos que reduzem o desperdício
Economize mais de 11 litros de água escovando os dentes com a torneira fechada.


Significado e Aplicação do 5S

Segundo o programa 5S, os desperdícios podem ser reduzidos através da mudança de hábitos. São atitudes simples que se adotadas na empresa e na vida pessoal, levam a um melhor uso dos recursos e proporcionam mais qualidade de vida para os envolvidos.

O programa 5S foi criado no Japão e recebeu este nome porque as 5 etapas iniciam com S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

No Brasil, para que o programa mantivesse o nome pelo qual ficou mundialmente conhecido, foi incluída a palavra Senso antes de cada etapa. Assim temos:

5S o que é, significado de cada senso, o que fazer em cada etapa

Saiba que dependendo da empresa, podem ser adotados outros nomes para cada etapa. O senso de utilização também é conhecido como senso de descarte ou seleção, entre outros. O senso de limpeza também é conhecido como zelo e assim por diante. No entanto, o significado de cada senso permanece o mesmo.

O que fazer em cada etapa do 5S?

A seguir, você vai conhecer mais cada senso e saber como implementá-los.


1º Senso: Utilização

O objetivo dessa etapa é separar o que é útil do que é inútil. A separação é feita pelas próprias pessoas que trabalham no local, pois ninguém melhor do que elas para saber o que é necessário a realização das atividades naquele ambiente.

Para fazer o descarte, é preciso analisar todos os itens que estão no ambiente, sejam móveis, máquinas, ferramentas, materiais de escritório, documentos, etc. Lembre-se de abrir armários e gavetas, pois é comum que objetos pouco utilizados estejam guardados no fundo de armários, nas prateleiras mais altas e até mesmo atrás dos móveis.

Como fazer o descarte

Cada item que não é utilizado é encaminhado para uma área, chamada Área de Descarte. Essa área deve ser organizada, a fim de facilitar o destino dos itens para lá encaminhados: transferência para outro setor, reparo, doação, venda, etc.


Dicas para o Descarte

  • Itens em bom estado, mas não necessários para as atividades realizadas naquele local, são considerados inúteis.

  • Se o item for necessário para a execução das atividades, mas estiver com defeito, também é considerado inútil.

Agora que você chegou até aqui, se lembrou de algo que poderia ser descartado no seu local de trabalho?

Feito o descarte, já conseguimos perceber os primeiros benefícios, como mais espaço físico disponível, maior facilidade para movimentação, etc. No entanto, para que o 5S seja um sucesso ao longo do tempo, é preciso desenvolver novos hábitos.



Um hábito a ser desenvolvido no 1º S:

Dar o destino adequado a todos os novos itens que surgirem na área.




2º Senso: Organização

Imagine que você está iniciando o seu dia de trabalho. Qual dessas bancadas você prefere encontrar para trabalhar?


Exemplo de organização: antes e depois

A princípio, tudo que ficou no local de trabalho após o descarte, é considerado útil. Nessa etapa, você vai definir um lugar para guardar cada um desses objetos.

Antes de iniciar, verifique que materiais são necessários para organizar a área e comunique à equipe do 5S. Pode ser que você precise de etiquetas, pastas, prateleiras, empilhadeira, pallets, etc. É possível que alguns dos itens solicitados venham da própria área de descarte. Afinal, um dos objetivos do 5S é utilizar bem os recursos.

Enquanto estiver organizando, pode ser que você encontre mais alguns itens inúteis. Nesse caso, encaminhe-os para a área de descarte.

Dicas para a Organização

  • Um lugar para cada coisa: observe na figura das 2 bancadas que os itens foram agrupados conforme o seu tipo (ferramentas, barras, cilindros, ...)

  • Organize segundo a frequência de uso: itens usados toda hora, podem ficar sobre as mesas / bancadas, itens usados uma vez por dia, podem ser guardados em gavetas e assim por diante.

  • Controle visual: são sinalizações utilizadas para identificar materiais, áreas e documentos. Além disso, servem para padronizar o local de armazenagem dos materiais. Por exemplo: etiquetas, demarcações e placas.


E no seu local de trabalho, que critérios poderiam ser utilizados para melhorar a organização?


Um dos desperdícios que se consegue reduzir nessa etapa é o tempo perdido para procurar objetos, o que impacta na produtividade das empresas.



Um hábito a ser desenvolvido no 2º S:

Guardar os objetos no lugar após o uso.




3º Senso: Limpeza

O conceito de limpeza é mais abrangente do que se pode pensar inicialmente, chegando a ultrapassar os limites físicos da empresa. Segundo o 5S, limpeza é o cuidado com os objetos, instalações, pessoas e o meio ambiente. Isso quer dizer que objetos e instalações precisam estar funcionando adequadamente, que as pessoas precisam ter um local de trabalho adequado e que as atividades e produtos da empresa devem gerar o menor impacto possível ao meio ambiente.

Limpeza = Cuidado

Na prática, o que se faz nessa etapa é uma limpeza propriamente dita e, simultaneamente, uma inspeção.

Antes de iniciar o 3º S, verifique que materiais e recursos são necessários para limpar os móveis, equipamentos e demais objetos que estão na sua área de trabalho. Pode ser que uma vassoura, pano, água e detergente sejam suficientes. Porém, alguns equipamentos precisam de produtos específicos para que se tenha uma limpeza adequada. A seguir, informe à equipe do 5S os produtos necessários para limpar a sua área.

Uma pergunta que pode surgir nessa etapa é: “Por que eu preciso limpar se a empresa já tem um profissional responsável especificamente por esta atividade?”.

O objetivo é que ao participar da limpeza, as pessoas percebam que podem contribuir diariamente com a manutenção do ambiente com a simples atitude de evitar sujar.

Ambiente limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja
Ambiente limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja

Além disso, durante a limpeza, é feita uma inspeção quanto ao bom funcionamento dos objetos e das instalações e tudo que é considerado fonte de sujeita é comunicado à equipe do 5S.

O que fazer na limpeza
3º S: Limpeza e Inspeção

Por exemplo:

  • Equipamentos que não funcionam adequadamente

  • Vazamentos, problemas elétricos, necessidade de pintura e outros reparos

  • Excesso de ruído e partículas em suspensão

  • Situações que geram riscos de acidente de trabalho e / ou prejuízos ao meio ambiente.

Os problemas que não puderem ser resolvidos durante a limpeza, por demandarem mais tempo e / ou investimentos, são incluídos em um plano de ação, para serem resolvidos no prazo adequado.


Como você visualiza a sua empresa ao concluir a limpeza?


Um dos benefícios da limpeza, somada ao descarte e a organização, é um melhor ambiente de trabalho. Isso é percebido por clientes e fornecedores que visitam a empresa, por candidatos a uma vaga de emprego e, principalmente pelos funcionários, que terão um ambiente de trabalho mais seguro, saudável e produtivo.



Um hábito a ser adquirido no 3º S:

Evitar sujar.




4º Senso: Higiene

Para o 5S, higiene significa qualidade de vida. O foco dessa etapa é o equilíbrio das condições físicas e psicológicas.

Ao implementar os 3 primeiros S´s, percebe-se melhorias principalmente na parte física da empresa. E é certo que essas melhorias têm impacto positivo no clima da organização. Porém no 4º S, a qualidade de vida é o objetivo principal.

Nessa etapa, não há um roteiro a ser seguido. Como esse é um tema que abrange vários aspectos, cabe a cada empresa identificar ações que sejam adequadas a sua cultura. Vale investir em:

  • Ergonomia, para prevenir danos à saúde dos funcionários

  • Segurança no trabalho, para prevenir acidentes

  • Incentivos à prática de atividades físicas

  • Atividades que promovam a integração, como a comemoração de aniversários dos colaboradores e de outras datas especiais para a empresa

  • Locais adequados para intervalos durante o trabalho, e assim por diante.


E na sua empresa, que ação poderia ser implementada para melhorar a qualidade de vida?


Ao escolher uma ação, fique atento às demandas dos colaboradores. Assim, as chances de sucesso aumentam. Esse pode ser um bom momento para implementar demandas antigas, que você já considerava pertinentes, porém ainda não havia encontrado o momento oportuno para colocar em prática.



Um hábito a ser desenvolvido no 4º S: Colocar-se no lugar do outro.

Afinal, nós influenciamos o ambiente e somos influenciados por ele.




5º Senso: Ordem Mantida

Para as empresas que chegam até aqui, as melhorias são visíveis, tanto na estrutura, como no bem-estar dos funcionários, o que tem impacto direto na qualidade dos produtos e serviços fornecidos aos clientes.

Novos hábitos são essenciais para a manutenção e sucesso do Programa 5S
Manutenção e Melhoria do Programa 5S

O objetivo do 5º S é manter o que foi conquistado até o momento e continuar melhorando. Se espera que as atitudes adotadas por cada um nas etapas anteriores tenham se tornado hábitos. Quando isso ocorre, o indivíduo muda suas atitudes dentro e fora da empresa, como funcionário e como cidadão.

A mudança de hábito ocorre em cada indivíduo, à medida que ele se conscientiza que uma nova atitude é melhor. Se for por imposição, assim que a pressão externa cessar, os hábitos antigos voltarão a vigorar, ou seja, retornaremos à situação inicial.

Eis aí o desafio, a mudança de hábitos adquiridos ao longo da nossa vida, alguns dos quais trazemos conosco desde a infância. Para os indivíduos que já carregam consigo os hábitos que a empresa pretende adotar, as mudanças são bem-vindas, e há muito esperadas.

No entanto, outras pessoas oferecerão resistências às novas atitudes. Há de se considerar ainda que cada indivíduo precisa de um tempo diferente para se adaptar a novas situações. Por isso, a direção, a equipe do 5S e os colegas de trabalho precisam de paciência e persistência para consolidar a nova situação.

Para lidar com as resistências e consolidar as mudanças, as empresas adotam práticas como:

  • Palestras e outros meios de comunicação (exemplo: cartazes), a fim de informar e promover a conscientização

  • Auditorias, para medir e monitorar os resultados do programa

  • Premiações, para reconhecer as áreas que se destacam no programa

  • Programa de ideias, para incentivar a contribuição de todos com as melhorias do programa.

Benefícios

Veja a seguir alguns benefícios citados por empresas que já implementaram o programa:

Benefícios do Programa 5S

Mais dicas para a sua empresa ter sucesso no Programa

Planeje

A jornada entre o 1º e o 5ºS pode levar semanas ou meses, no entanto ela não tem fim. Por isso, não é necessário ter pressa. Faça um cronograma para implementar o Programa estabelecendo prazos que permitam conciliar as atividades do 5S com as atividades do dia-a-dia da empresa.


Forme uma Equipe para apoiar a implementação do programa

Uma equipe do 5S é formada por vários integrantes. Escolha integrantes para os cargos que possuam as seguintes características:

  • Coordenador: ocupe um cargo de gestão na empresa e tenha boa aceitação entre os setores.

  • Multiplicador: seja um formador de opinião, tenha credibilidade nos setores e seja comunicativo.

  • Avaliador: Funcionário com senso crítico, imparcial e ético.


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